Coraz częściej zastępuje nam telefon, spotkania, nie mówiąc już o tradycyjnej poczcie. Trzeba jednak pamiętać, że poczta e-mail, choć jest szybka, wygodna i co istotne tania, może również oznaczać zagrożenia, które są związane z jej nadużywaniem w celu osiągnięcia korzyści majątkowych przez osoby trzecie.

Gdzie czai się niebezpieczeństwo?

Najprościej rzecz ujmując w każdej wiadomości. Do najczęściej wymienianych i podstawowych zagrożeń, które wiążą się z użytkowaniem poczty elektronicznej, należą:

• spam

Choć z początku może wydawać się mało uciążliwy, o jego negatywnych właściwościach prędzej, czy później przekona się każdy początkujący użytkownik. Gdyby nie filtry antyspamowe, codziennie bylibyśmy zasypywani tysiącami niechcianych wiadomości, które bywają groźne. Wysyłają je firmy, szukające łatwego sposobu na dotarcie do klienta lub hakerzy, dla których celem jest wyłudzenie danych osobowych lub dostępu do komputera.

• phishing

To szczególnie niebezpieczna odmiana zagrożeń, jakie niesie za sobą poczta elektroniczna. Dlatego zawsze dokładnie sprawdzaj, kto i w jakim celu prosi Cię o dostęp do danych logowania albo szczegółów karty kredytowej. Banki, podobnie jak inne instytucje nigdy nie zwracają się z taką prośbą drogą mailową.

• złośliwe oprogramowania

Jednym słowem wirusy, robaki, konie trojańskie. Zazwyczaj przesyłane w formie załącznika, którego otwierać nie należy. Za pomocą takiego załącznika, osoby będące sprawcami ataku mogą uzyskiwać dostęp do prywatnych danych i haseł użytkownika poczty, instalując na jego komputerze narzędzia śledzące każdy wpisywany tekst. Bardzo często również infekują inne adresy mailowe, które zawiera skrzynka pocztowa adresata.

Twoja pierwsza poczta e-mail założona – co teraz?

Koniecznie przestrzegaj podstawowych zasad bezpieczeństwa. Dotyczą one przede wszystkim ustawień. A po kolei…

Tylko tyle? Nie!

Nie myśl, że nawet najlepsze oprogramowanie antywirusowe instalowane na komputerze będzie w stanie całkowicie zabezpieczyć Twoją pocztę. Tak nie jest, dlatego pamiętaj:

• Nie otwieraj załącznika, jeśli nie jesteś pewien, kto wysłał do Ciebie wiadomość!

• Unikaj otwierania plików, które zawierają końcówkę: exe, .bat, .com, .lnk, .scr, .vbs.!

• Nie klikaj w linki od nieznanych nadawców, mogą zawierać przekierowanie do zainfekowanych stron!

• Uważaj na intrygujące tytuły!

• Nie odpowiadaj na wiadomości od podejrzanych nadawców – uznają to za zachętę!

• Aktualizuj na bieżąco swoje oprogramowanie komputerowe!

• Załóż pocztę e-mail, która zapewnia brak reklam i jest wyposażona w filtry antyspamowe!

• Korzystaj z dwuetapowego systemu uwierzytelniania, jeśli jest taka możliwość!

Dobra rada od CERT – zespołu, który powołano do reagowania na tak zwane incydenty sieciowe, wskazuje prostą drogę, by uniknąć zagrożeń. Oto kilka pytań, na które warto sobie odpowiedzieć, zanim otworzysz wiadomość.

• Czy znasz nadawcę wiadomości?

• Czy otrzymałeś już inne wiadomości od tego nadawcy?

• Czy spodziewałeś się otrzymać tę wiadomość?

• Czy tytuł wiadomości i nazwa załącznika mają sens?

• Czy wiadomość nie zawiera złośliwego oprogramowania – jaki jest wynik skanowania antywirusowego?

Jeśli na któreś z tych pytań nie umiesz odpowiedzieć albo odpowiedź budzi wątpliwości – nie otwieraj przesyłki.

Zarządzaj SPAM-em!

Jeśli uznasz wiadomość za niechcianą i podejrzaną, oznacz ją jako SPAM. Możesz to zrobić poprzez wciśnięcie przycisku „zgłoś SPAM”. Umożliwia Ci to filtr antyspamowy. Możesz również dodać nadawcę do tzw. listy zablokowanych nadawców. W ten sposób uczysz swój filtr antyspamowy właściwej oceny swoich maili.

I na koniec coś dla zapominalskich…

Media społecznościowe, poczta i wiele innych miejsc zawsze wymaga od użytkownika podania hasła. Nic dziwnego, że coraz trudniej jest się w tym odnaleźć, zwłaszcza gdy podstawowa zasada bezpieczeństwa brzmi: do każdego konta podawaj zawsze inne hasło. Po to właśnie wymyślono narzędzia typu password manager. Służą one do przechowywania haseł, a do najpopularniejszych należą: KeePass, 1Password lub LastPass. Warto się nimi posiłkować, by uniknąć zapisywania haseł na żółtych karteczkach (które z pewnością prędzej, czy później zginą), w notesie albo co gorsze w publicznie dostępnych dokumentach.

Sprawdź naszą bezpieczną pocztę e-mail.

Wiesz już jak utworzyć adres e-mail, by Twoja korespondencja wyglądała profesjonalnie, podpowiedzieliśmy Ci również, na co zwrócić uwagę wpisując tytuł wiadomości. Dziś pora na kilka wskazówek, które pomogą Ci zamienić zwykłą korespondencję w profesjonalną perełkę..

Układ treści, czyli zyskaj uwagę.

Nie ma nic gorszego od bloku tekstu, w którym sedno informacji ukryte jest niczym igła w stogu siana. Skup się i usystematyzuj przekaz. Jeśli wymaga dłuższego wywodu, podziel go, tworząc krótkie akapity, opatrzone podsumowującym, wytłuszczonym nagłówkiem. Na pierwszy rzut oka wskaże on odbiorcy sens dalszej treści. I nie ma znaczenia, czy piszesz odpowiedź na zapytanie ofertowe, wysyłasz kosztorys, zgłaszasz swoją kandydaturę do pracy, zasada jest zawsze ta sama – napisz wiadomość tak, by już krótkie skanowanie treści wzrokiem pozwalało znaleźć najistotniejsze informacje.

Napisałem. Co dalej?

Jesteś pewien, że wszystko chodzi jak w zegarku? Nikt nie jest alfą i omegą. Jeśli masz problemy z dysleksją albo słabość do interpunkcji, przydadzą Ci się narzędzia, które szybko sprawdzą za Ciebie tekst w poszukiwaniu ewentualnych błędów ortograficznych, interpunkcyjnych i stylistycznych. Oto one:

• Language Tool

Wystarczy wkleić tekst, kliknąć przycisk check i gotowe. System podkreśli błędy, które znajdzie i zasugeruje poprawną formę, również w innych językach, jeśli jest taka potrzeba

• Zecerka

Podobnie jak wyżej poczta e-mail sprawdzona tym narzędziem nie będzie straszyć adresata niepotrzebnymi potworkami językowymi, które skutecznie mogą go do Ciebie zniechęcić.

Stopka czyni cuda.

Twoja poczta internetowa jest już obsługiwana przez specjalnie do tego celu wybrany program? Pora przygotować stopkę, która stanie się wizytówką. O tym, jak krok po kroku przygotować podpis podpowiemy w kolejnej części naszego podręcznika. Dziś wskażemy, na co zwrócić uwagę przy projektowaniu.

Proste prawda? W podobny sposób możesz dokonać obróbki swoich certyfikatów lub wyróżnień, kadrując jedynie ich logo, pod warunkiem, że jest ono wystarczająco rozpoznawalne.

A skąd wziąć symbole mediów społecznościowych? Z ich strony.

• Facebook – https://pl.facebookbrand.com

• Pinterest – https://business.pinterest.com/pl

• Instagram – https://www.instagram-brand.com/

• Twitter – https://brand.twitter.com/pl.html

• LinkedIn – https://brand.linkedin.com/visual-identity/logo

Najlepsza poczta internetowa to taka, w której wszystko jest na swoim miejscu. Warto więc poświęcić kilka minut więcej, by adresat czytając korespondencję, zobaczył, że ma do czynienia z osobą, która do współpracy podchodzi w sposób zorganizowany i profesjonalny. E -mail jest doskonałym narzędziem budowy wizerunku, pod warunkiem, że zadbasz o jego wygląd.

Zapoznaj się z naszą ofertą na pocztę internetową.

W codziennej pracy wysyłamy dziesiątki maili. Do klientów, kontrahentów, pracowników. Zależy nam na czasie, a tymczasem z jakichś powodów wiadomość jest odkładana na później w kolejce do przeczytania lub ginie pośród innych, równie ważnych albo ważniejszych korespondencji.

Oto kilka uwag, które w przyszłości pomogą Ci poprawić open rate i tym samym usprawnić komunikację. Pamiętaj, że oprócz tytułu liczy się również konto e-mail, z którego wysyłasz korespondencję. O tym jednak, jak i gdzie je założyć napiszemy innym razem.

Firmowe konto e-mail i open rate – nierozerwalny duet.

Open rate stanowi ważny w dziedzinie e-marketingu wskaźnik określający ilość wyświetleń wiadomości. To Twój sprzymierzeniec we wszystkich działaniach mających na celu promocję, bez względu na to, czy wysyłasz wizytówkę swojej osoby w poszukiwaniu nowej pracy, czy ubiegasz się o realizację ważnego projektu. To w pierwszej kolejności open rate zadecyduje, czy osiągniesz sukces.

No dobrze, ale co ma do tego tytuł?

W rzeczywistości 33% odbiorców wiadomości otwiera je pod wpływem samego tytułu. Co bardziej istotne aż 69% wiadomości kwalifikowana jest jako SPAM właśnie na podstawie tytułu. Co to oznacza dla Ciebie? Jeśli nie zadbasz o dobry tytuł Twoje firmowe konto e-mail prędzej czy później zostanie potraktowane, jako poczta internetowa, z której wysyłane są wiadomości spamerskie, a Twoje maile zaczną trafiać do folderu SPAM.

Jak stworzyć e-mail z dobrym tytułem?

Oto kilka konkretnych wskazówek, które pomogą Ci rozwiązać problem.

Poczta e-mail dla firm i dla osób, które troszczą się o swój wizerunek w sieci stanowi niesamowity potencjał. Dzięki niej bez nachalnych reklam i sięgania po wyspecjalizowane narzędzia marketingowe można stać się wiarygodnym i cenionym partnerem zarówno w stosunkach z pracodawcą, jak i w relacjach między firmami.

Artykuł przygotowany na bazie danych statystycznych firmy Hubspot: https://blog.hubspot.com/sales/subject-line-stats-open-rates-slideshare#sm.00014x7im9isddf4t0610wkvtzdlp.

 Zapoznaj się z naszą ofertą na profesjonalne, firmowe konta e-mail.

Od czego zacząć, czyli jak prawidłowo utworzyć adres e-mail.

Czy wiesz jakie kroki podejmuje najczęściej odbiorca, gdy zdecyduje się na otwarcie Twojej wiadomości? Sprawdza Twój mail firmowy. Biorąc pod uwagę ilość wiadomości, jakie dziennie docierają do adresatów, należy zadbać o jego profesjonalny wygląd, po to, by stał się dla odbiorcy poręczną wizytówką online.

• Końcówka

Gdzie założyć swoje pierwsze firmowe i profesjonalne konto e-mail – to pytanie zadaje sobie każdy początkujący właściciel. Na rynku znajdziesz wiele propozycji darmowych skrzynek pocztowych z końcówką @vp.pl, @interia.pl, @wp.pl, czy wreszcie @gmail.com albo @hotmail.com – ten ostatni wydaje się najbardziej poważny – ale, ale nie do końca. Jak mawiają, co jest tanie, to jest drogie. Bo utrata zaufania ze strony potencjalnego klienta ma ogromną cenę. Wskazane wcześniej końcówki kierują do rozpoznawalnych operatorów i często wykorzystywane są przez spamerów – to nie budzi zaufania, nawet jeśli Twój adres mailowy będzie uwzględniał imię i nazwisko. Dlatego korzystniej jest sięgnąć po ofertę serwisów, które za niewielką opłatą dadzą Ci szereg różnych końcówek, wśród których wybierzesz tę najbardziej pasującą do profilu prowadzonej działalności.

• Nazwa

Zanim założysz swoje pierwsze, profesjonalne konto e-mail, zastanów się nad jego nazwą, czyli tym, co Twój adresat zobaczy przed znakiem @. Nie używaj zdrobnień imienia, pseudonimu, czy określeń zupełnie niezwiązanych z przeznaczeniem poczty. Możesz natomiast skorzystać z kilku sprawdzonych schematów:

imię.nazwisko@firma.pl

imię@firma.pl

marketing@firma.pl

biuro@firma.pl

kontakt@firma.pl

Program pocztowy – najlepszy segregator zadań

Poczta mailowa założona. Pora ułatwić sobie pracę. Wielokrotne logowanie się do skrzynki pocztowej poprzez przeglądarkę nie jest wygodne. Właśnie po to stworzono specjalne programy pocztowe, dzięki którym poczta elektroniczna staje się doskonałym narzędziem do segregacji zadań i treści. Wiele z nich to darmowe narzędzia potęgujące ochronę przed SPAM-em i umożliwiające organizację wiadomości za pomocą tematycznych folderów. Oto część z nich.

A gdy już wybierzesz program…

Przygotuj się na wielki bałagan. Reklama w mediach, gdziekolwiek jej nie umieścisz, by zdobyć klientów, przyciąga również potencjalnych spamerów. Nie każda wiadomość od razu do SPAM-u trafi – sam musisz nauczyć algorytmy w Twoim programie wychwytywania niechcianej poczty. Część ofert i reklam może w przyszłości okazać się pomocna. Reszta to wiadomości od Twoich klientów, adresatów. Przypomnij sobie, jak wygląda segregator i zrób to samo ze swoją pocztą, tworząc foldery, które pozwolą Ci łatwo i szybko odnaleźć informacje. Pomożemy Ci to zrobić w następnym odcinku naszego tutoriala.

Zacznij budować swój profesjonalny wizerunek już teraz. Nasza poczta mailowa zapewni Ci dobrze prezentujący się, unikalny adres, brak reklam, regularną kopię danych oraz ochronę przed spamem i wirusami. Zapoznaj się z naszą ofertą kont e-mail dla firm.